ECS EUROCARGO

Polityka prywatności

I. Polityka prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności odnosi się do przetwarzania danych osobowych, które gromadzimy, gdy odwiedzasz naszą stronę internetową, korzystasz z naszego newslettera, gdy świadczymy na Twoją rzecz Usługi, świadczysz dla nas pracę, a także do przetwarzania danych osobowych osób pracujących dla firm, z którymi współpracujemy lub zamierzamy współpracować

Polityka Prywatności wyjaśnia, kim jesteśmy, dla jakich celów przetwarzamy Twoje dane osobowe, jak je przetwarzamy, a także komu możemy je powierzać lub udostępniać. Poinformujemy Cię też, jakie prawa przysługują Ci w związku z tym.

ECS ma obowiązek chronić Twoje dane osobowe. Są one przetwarzane zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w Rzeczpospolitej Polskiej. Aktem prawnym, który reguluje przetwarzanie Twoich danych osobowych jest Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”).

Dbamy o to, aby Twoje dane były chronione przed utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, dostępem osób niepowołanych lub niewłaściwym ich wykorzystaniem.

II. Kto jest Administratorem Twoich danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest
ECS Eurocargo Spółka z oo z siedzibą w Będzinie.

III. Jak możesz skontaktować się z administratorem Twoich danych osobowych

Możesz to zrobić na kilka sposobów:

1. napisać do nas: biuro@ecs-eurocargo.pl
2. zadzwonić: +48 885552003
3. zgłosić się osobiście: ul. Stefana Żeromskiego 5, 42-500 Będzin

IV. Z kim możesz skontaktować w sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych

Jeżeli masz pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych w zakresie działania ECS, a także przysługujących Ci praw, możesz kontaktować się z:

Małgorzata Dulka — e-mail: biuro@ecs-eurocargo.pl

V. W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane osobowe (ogólne cele przetwarzania danych osobowych)

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w związku z:

1. realizacją obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
2. wykonywaniem przez Administratora zadań realizowanych w interesie publicznym;
3. wykonywaniem umowy, której stroną możesz być Ty lub podjęciem działań na Twoje żądanie, przed zawarciem umowy;
4. realizacją celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora;
5. wyrażoną przez Ciebie zgodą na przetwarzanie danych osobowych.

VI. Komu możemy przekazać Twoje dane osobowe

Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:

1. organy władzy publicznej i podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach określonych prawem;
2. inne podmioty, które przetwarzają dane osobowe na podstawie umów podpisanych z ECS, którym zostało powierzone przetwarzanie danych osobowych lub uczestniczące w procesach niezbędnych do wykonania umowy;
3. podmioty świadczące nam usługi profesjonalne i specjalistyczne takie jak: doradcy prawni, audytorzy, doradcy podatkowi, dostawcy usług informatycznych, marketingowych, księgowych, obsługi kadrowo płacowej;
4. bankom i ubezpieczycielom w zakresie związanym z wykonywaniem realizacją płatności dla pracowników, zleceniobiorców, czy realizacji umów ubezpieczenia;
5. sądy, organy ścigania, organy regulacyjne, w zakresie i w celach określonych prawem,

VII. Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane

Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania.

W zakresie w jakim przetwarzamy Twoje dane osobowe w celach związanych z realizacją zawartej z Tobą umowy, Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać przez czas realizacji zawartej z Tobą umowy, a po tym czasie przez okres, po którego upływie przedawnią się roszczenia wynikające z umowy.

W zakresie w jakim przetwarzamy Twoje dane objęte dokumentacją podatkową i księgową, będziemy przechowywać je przez okres pięciu lat od końca roku podatkowego, którego dotyczy dany dokument (okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej).

W zakresie w jakim przetwarzamy Twoje dane objęte dokumentacją pracowniczą i z zakresu ubezpieczeń społecznych, będziemy przechowywać je przez okres przechowywania akt osobowych, dokumentacji kadrowej, płacowej i z zakresu ubezpieczeń społecznych.

W zakresie w jakim przetwarzamy Twoje dane osobowe w celach marketingu bezpośredniego, udzielania odpowiedzi na bieżące pytania, prowadzenia badań satysfakcji klienta, tworzenia statystyk, przechowujemy dane do czasu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, chyba że wcześniej ustanie cel przetwarzania (np. przestaniemy wysyłać nasz newsletter, przestaniemy zasięgać opinii klientów o naszych opiniach lub usługach).

W zakresie w jakim przetwarzamy Twoje dane osobowe w związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym w naszej siedzibie, Twoje dane będziemy przechowywać przez okres 12 miesięcy.

W zakresie w jakim podstawą prawną przetwarzania jest udzielona przez Ciebie zgoda, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe do momentu jej wycofania przez Ciebie, chyba że wcześniej ustanie cel takiego przetwarzania.

VIII. Jakie są Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii zgodnie z art. 15 RODO;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych zgodnie z art. 16 RODO;
3. prawo do usunięcia danych osobowych zgodnie z art. 17 RODO;
4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych zgodnie z art. 18 RODO;
5. prawo do sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO;
6. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, w sytuacji gdy Twoje dane są przetwarzane na podstawie uzyskanej zgody, przy czym jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Zakres każdego z tych praw i sytuacje, w których możesz z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To, z którego uprawnienia możesz skorzystać, zależeć będzie od podstawy prawnej i celu przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych.

Możesz skorzystać z tych praw, składając wniosek drogą e-mailową lub pocztową.

Aby mieć pewność, że jesteś osobą uprawnioną do złożenia wniosku, możemy poprosić Cię o podanie dodatkowych danych pozwalających nam uwierzytelnić Twoje dane.

Niezależnie od praw wymienionych wyżej, jeśli będziesz mieć informacje o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w ECS Twoich danych osobowych, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

IX. Jak zapewniamy bezpieczeństwo Twoich danych

Dokładamy jednak starań, aby Twoje dane osobowe były w naszych systemach odpowiednio zabezpieczone. Wdrożyliśmy szereg rozwiązań, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych.

Oto przykłady:

1. używamy szyfrowania danych, zapór systemowych (firewall) czy oprogramowania antywirusowego;
2. na bieżąco monitorujemy systemy informatyczne i stosujemy procedury bezpieczeństwa;
3. wdrożyliśmy także procedurę na wypadek wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych;
4. poinformujemy Cię o każdym zdarzeniu związanym z przetwarzaniem Twoich danych, jeżeli stwierdzimy, że powoduje ono wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw i wolności.

X. Dlaczego stosujemy monitoring wizyjny w naszej siedzibie

Jeżeli zdecydujesz się odwiedzić nas w naszej siedzibie zwróć uwagę, że jest ona objęta systemem monitoringu wizyjnego. Monitoring stosowany jest na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, aby chronić mienie, zapewnić bezpieczeństwo i zachować w tajemnicy informacje prawnie chronione. Źródłem danych są zapisy z kamer systemu monitoringu, które są umieszczone wewnątrz pomieszczeń siedziby ECS. Dane z monitoringu będą przetwarzane przez okres i w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa. Odbiorcami zarejestrowanych danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa. Przysługujące ci prawo dostępu do treści Twoich danych podlega ograniczeniu z uwagi na ryzyko naruszenia praw i wolności innych osób zarejestrowanych przez kamery systemu monitoringu.

XI. Informacja o profilowaniu i zautomatyzowanym przetwarzaniu

Nie stosujemy profilowania Twoich danych osobowych.

W odniesieniu do Twoich danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

XII. Szczegółowe cele i podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

1. Cel związany z wysłaniem newslettera – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości informowania o naszych usługach (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
2. Cele związane z zawarciem umowy, w tym umów o świadczenie usług – niezbędność przetwarzania do wykonania umowy, którą z nami zawarłeś (art. 6 ust. 1 lit b RODO).
3. Cele zapewnienia prawidłowej realizacji umowy tj wskazanie w umowie przez naszego kontrahenta w związku z realizacją zawartej umowy osoby do kontaktu, czy nadzoru nad realizacją umowy w trakcie realizacji umowy – nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
4. Cel zapewnienia prawidłowej identyfikacji kontrahenta w związku z zawarciem i realizacją umowy poprzez wskazanie w umowie przedstawicieli i pełnomocników kontrahenta – nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
5. Cel realizacji ciążących na nas obowiązków ustawowych wynikających z przepisów podatkowych, przepisów o rachunkowości – niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit c RODO).
6. Cel realizacja ciążących na nas obowiązków ustawowych wynikających z przepisów prawa pracy, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy i profilaktycznej opieki zdrowotnej pracowników oraz z zakresu ubezpieczeń społecznych – niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa pracy i z zakresu ubezpieczeń społecznych (art. 6 ust. 1 lit c RODO).
7. Cel zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających w naszej siedzibie oraz ochrony mienia poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego wewnątrz pomieszczeń naszej siedziby – nasz prawnie uzasadniony interes zachowania bezpieczeństwa osób i mienia (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
8. Cel przyjmowania i rozpatrywania reklamacji i lub roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy – wykonanie ciążących na nas obowiązków prawnych na podstawie przepisów prawa, w tym zwłaszcza Kodeksu cywilnego i lub prawa przewozowego (art. 6 ust. 1 lit c RODO), a w przypadku reklamacji z tytułu gwarancji, niezbędność przetwarzania dla wykonania umowy, którą z nami zawarłeś (art. 6 ust. 1 lit b RODO).
9. Cele obsługa składanych przez Ciebie zgłoszeń przy wykorzystaniu internetowych formularzy kontaktowych – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości przesłania informacji lub odpowiadania na zapytania dotyczące naszej działalności gospodarczej i oferowanych usług (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
10. Cel lista osób zapisanych na newsletter oraz lista mailingowa – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości przesłania informacji dotyczących naszej działalności gospodarczej, naszej oferty usług; nasz prawnie uzasadniony interes jest powiązany z tym, że wyraziłeś na to zgodę (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
11. Cel marketing bezpośredni naszych usług i promocja ECS za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu działań marketingowych w celu zwiększenia sprzedaży naszych usług i promocji ECS jako pewnego i profesjonalnego kontrahenta; nasz prawnie uzasadniony interes jest powiązany z tym, że wyraziłeś zgodę na wysłanie do Ciebie komunikatów drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
12. Cel dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami oraz zapewnienie rozliczalności – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
13. Cel tworzenie analiz, zestawień, statystyk – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości analizy sposobu korzystania z naszych usług, efektywności prowadzonych działań, skuteczności podejmowanych działań, w tym marketingowych, promocyjnych (art. 6 ust. 1 lit f RODO).

XIII. Prawo sprzeciwu

W zakresie, w jakim przetwarzamy Twoje dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – masz prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na Twoją szczególną sytuację.

Po zgłoszeniu sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub wykażemy istnienie podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli dane osobowe przetwarzamy na potrzeby marketingu bezpośredniego, masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim. Po wniesieniu sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać Twoich danych do takich celów.

XIV. Prawo wycofania zgody

Masz prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem.

Aby wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, skontaktuj się z nami pod adresem: biuro@ecs-eurocargo.pl.

XV. W jaki sposób informujemy Cię o Twoich prawach i obowiązkach

Staramy się, aby w sytuacji, w której udostępniasz nam swoje dane osobowe, przedstawić Ci wyczerpującą informację o ich przetwarzaniu, poprzez przyjęcie niniejszej Polityki prywatności, a także stosowne klauzulę informacyjne w formularzach elektronicznych, czy w postanowieniach zawartych przez Ciebie umów.

XVI. Aktualizacja Polityki prywatności

Treść obowiązków informacyjnych zawartych w niniejszej Polityce prywatności ECS jest adekwatna do procesu przetwarzania danych osobowych. Tym niemniej nie są wykluczone jej zmiany z racji nowych okoliczności jak przykładowo, gdyby zmieniły się dane przedsiębiorcy, jego adres, numer telefonu albo zakres podmiotów, którym dane osobowe będą przekazywane, zmian na stronie internetowej czy aktualizacji zainstalowanych wtyczek osoby, które korzystają ze strony internetowej, a zatem ECS zastrzega wprowadzenie stosownej korekty Polityki prywatności lub wprowadzenie nowej.